GDPR

Riktlinjer för FVO:s behandling av personuppgifter (Dataskyddsförordningen GDPR)

Föreningen FVO:s uppgifter

I enlighet med § 1 i föreningens stadgar är ändamålet att – främst inom Storstockholm – utöva hjälp- och rådgivningsverksamhet bland behövande, huvudsakligen genom stöd till äldre, sjuka och handikappade samt till vård, fostran och utbildning av barn och ungdom.

Föreningen fullgör sina ändamål genom utgivande av ekonomiska bidrag till personer som lämnar in ansökan. Kansliet har även telefonmottagning och tar emot i förväg inbokade personliga besök, varvid rådgivning och eventuell hänvisning till annan bidragsgivare kan lämnas när så är aktuellt.

Föreningen tar även emot uppdrag från andra allmännyttiga stiftelser, organisationer och föreningar med samma eller liknande ändamål som FVO: att ta emot ansökningar, göra utredningar eller betala ut medel för deras räkning.

Arbetsgången

FVO har ett kansli i egna lokaler i Gamla stan med fem medarbetare. Till kansliet kommer per post ansökningshandlingar från sökande. Ansökningsblankett, instruktioner och övrig information finns på föreningens webbplats. Blanketten går att fylla i från dator (pdf) men kan inte mejlas in – den ska skrivas ut och postas som brev tillsammans med ett antal bilagor som verifierar inkomster, utgifter och uppgifter om tillgångar. Det är viktigt att betona att alla uppgifter som FVO begär in från de sökande dels är ”frivilliga” (man väljer att söka), dels är nödvändiga för att handläggning ska kunna ske.

Utredarna kontrollerar alla lämnade uppgifter och tar sedan ställning dels till om den sökande är berättigad till stöd, dels om det finns medel till förfogande i antingen den egna föreningen eller i någon av de ca. 60 stiftelser eller andra organisationer som har lämnat uppdrag till FVO. Viktigt är att respektive stiftelses ändamål beaktas.

Personuppgifter som FVO hanterar

Alla personuppgifter hanteras i egna, låsta lokaler som kräver att en medarbetare personligen släpper in och ut besökare. Inhyrd städtjänst som skrivit under sekretessavtal vistas i lokalen under kontorstid. Lokalen är larmad efter kontorstid.

Bidragssökande:

  • Namn, medborgarskap, personnummer till sökande och eventuellt till sökandes make, maka eller sambo
  • Namn och personnummer till hemmavarande barn
  • Adressuppgifter, boendeform, hyra, ev bostadsbidrag eller bostadstillägg
  • Hälsotillstånd (om detta har betydelse för att kunna pröva ansökan)
  • Utbildning (kan ingå som krav från vissa samverkande stiftelser)
  • Månadsinkomster
  • Tillgångar
  • Bidrag
  • Månadsutgifter
  • Skulder

I vissa fall tar kansliet kontakt med andra aktörer för att kunna betala ut bidrag. Det gäller särskilt i de fall bidraget inte betalas ut till den sökande exempelvis en hyra betalas till en hyresvärd, en tandläkarräkning till en tandläkare etc.

Övriga personuppgifter:

  • Kansliets medarbetare
  • Styrelsens ledamöter
  • Föreningen FVO:s medlemmar
  • Externa uppdragsgivare
  • IT-ansvarig

 

Personuppgiftsansvarig är FVO:s styrelse. Personuppgiftsbiträden är banken SEB samt FVO:s IT-ansvarige.

Lagring och gallring av personuppgifter

FVO lagrar ansökningshandlingar i sju år (i enlighet med bokföringslagen). Gallring görs årligen av sju år gamla ansökningar. I normalfallet lagras inte bilagor till ansökningar utan destrueras efter avslutad handläggning. Information om lagring lämnas i text på ansökningsblanketten liksom information om att sökande kan klaga på hanteringen av personuppgifter hos tillsynsmyndigheten Datainspektionen.

Registrerades rättigheter

Registrerade har rätt att

  • få tillgång till sina personuppgifter
  • få felaktiga uppgifter rättade
  • få sina uppgifter raderade (om bidrag inte betalats ut)

Rättsligt stöd för att behandla personuppgifter

Rättslig grund är för FVO:s beslut samtycke och att personuppgifterna lämnas frivilligt. FVO samlar inte in personuppgifter i andra fall än när någon tar kontakt med oss. Sökande vill ha bidrag, medlem väljer att vara medlem, likaså är det frivilligt att ingå i styrelsen eller att vara anställd.

Samtycke till insamling av personuppgifter

Information om samtycke lämnas och inhämtas på ansökningsblanketten. Blanketten undertecknas av den/de sökande. Blanketten lagras i sju år och samtycket kan verifieras under denna tid.

Skydd för personuppgifter i IT-system

FVO har ett fullgott skydd för sin hantering av hårdvara och digital data.