Integritetsnotis

I enlighet med § 1 i Föreningen FVO:s stadgar är föreningens ändamål att utöva hjälp- och rådgivningsverksamhet bland behövande, huvudsakligen genom stöd till äldre, sjuka och handikappade samt till vård, fostran och utbildning av barn och ungdomar.

FVO fullgör ändamålen genom utgivande av ekonomiska bidrag till personer som lämnar in ansökan. Kansliet har även telefonmottagning och tar emot i förväg inbokade personliga besök, varvid rådgivning och eventuell hänvisning till annan bidragsgivare kan lämnas när så är aktuellt. Föreningen tar även emot uppdrag från andra allmännyttiga stiftelser, organisationer och föreningar med samma eller liknande ändamål som FVO: att ta emot ansökningar, göra utredningar eller betala ut medel för deras räkning.

Enligt den allmänna dataskyddsförordningen ("GDPR") har du rätt att få information om hur dina personuppgifter behandlas. Här förklarar vi hur FVO behandlar dina personuppgifter, i egenskap av personuppgiftsansvarig, när du ansöker om ekonomiskt bidrag. Information om hur du gör en ansökan till FVO hittar du här.

Om du har frågor om hur FVO behandlar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss via de kontaktuppgifter som anges nedan.

FVO är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som vi utför när du ansöker om ekonomiskt bidrag hos oss.

En rättslig grund är den lagliga anledningen som gör att FVO får behandla dina personuppgifter enligt GDPR.

FVO grundar behandlingen av dina personuppgifter på den lagliga grunden ’Berättigat Intresse’. FVO har ett berättigat intresse av att ta emot, bedöma, besluta om och i övrigt administrera ansökningar om ekonomiskt bidrag för de som väljer att skicka in en ansökan till FVO. Berättigat intresse betyder att FVO behöver behandla uppgifter för något som är viktigt för vår verksamhet, och att behandlingen är nödvändig för det intresset.

Vid behandling som grundar sig på berättigat intresse har FVO gjort en intresseavvägning. Det betyder att vi har vägt vårt behov av att behandla uppgifterna mot ditt intresse av att uppgifterna inte behandlas. FVO har bedömt att behandlingen behövs för att kunna hantera ansökningar om ekonomiskt bidrag och att ändamålet inte kan uppnås på ett mindre integritetskänsligt sätt. Vi har också bedömt att dina intressen, grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre än vårt berättigade intresse.

I vår bedömning har vi särskilt beaktat att:

• behandlingen är begränsad till uppgifter som behövs för att ta emot, bedöma och besluta om ansökningar,
• du själv väljer om du vill skicka in en ansökan och kan förvänta dig att vi behöver behandla uppgifter för att kunna pröva den,
• uppgifterna bara används för tydliga ändamål som har samband med ansökningsprocessen, och
• åtkomsten till uppgifterna är begränsad och vi vidtar åtgärder för att skydda dem

När FVO måste spara eller använda vissa uppgifter för att uppfylla en rättslig skyldighet, till exempel enligt bokföringsregler, är den rättsliga grunden rättslig förpliktelse. Rättslig förpliktelse betyder att FVO måste behandla vissa uppgifter för att följa lagar som gäller FVO.

Personuppgifter om hälsa eller funktionsnedsättning är så kallade "känsliga personuppgifter" enligt GDPR. Om du väljer att lämna sådana uppgifter till FVO kommer vi att be om ditt uttryckliga samtycke till att behandla dem för att kunna bedöma din ansökan. Notera att det är frivilligt att dela känsliga personuppgifter med oss, men om sådana uppgifter behövs för att visa ditt behov kan det påverka vår möjlighet att pröva ansökan fullt ut om de inte lämnas.

FVO samlar i första hand in personuppgifter direkt från dig när du fyller i ansökan om ekonomiskt bidrag. Det kan ske genom att du lämnar uppgifter i en fysisk ansökningsblankett och bifogar relevanta handlingar, eller genom att du fyller i uppgifter eller laddar upp dokument i FVO:s digitala ansökningssystem. För att starta en digital ansökan krävs även att du identifierar dig med BankID.

Om du är i kontakt med FVO via mejl, vid personligt möte eller per telefon, kan FVO även samla in personuppgifter vid sådana kontakter, i den mån de är relevanta för din ansökan.

FVO får också uppgifter från de handlingar du skickar in, till exempel deklaration, familjebevis, årsbesked från bank, beslut från myndigheter, hyresunderlag och intyg från socialtjänsten. Om du lämnar uppgifter om medsökande, barn eller andra personer i hushållet får FVO deras uppgifter från dig.

I det här avsnittet informerar vi dig om det AI-verktyg vi använder oss av för att förhandsgranska digitala ansökningar i ansökningsprocessen.

FVO använder ett AI-verktyg som stöd vid handläggning av ansökningar som skickas in digitalt. AI-verktyget är ett hjälpmedel för FVO:s utredare och används för att förhandsgranska digitala ansökningar i syfte att kontrollera om ansökan är komplett. Verktyget kontrollerar om de obligatoriska uppgifter och bilagor som den sökande måste lämna in finns med i den digitala ansökan. Kontrollen omfattar även om alla sidor finns med och om de handlingar som har skickats in är läsbara. Därefter tar en utredare över och handlägger ansökan.

AI-verktyget fattar inga beslut om din ansökan, utan används enbart för att vi ska kunna handlägga de ansökningar vi tar emot på ett mer effektivt sätt. Beslut om beviljande eller avslag fattas alltid av en utredare hos FVO.

FVO genomför löpande tester, regelbundna kontroller och utvärderingar av AI‑verktyget för att validera att det fungerar som avsett. FVO för protokoll över granskningar och resultat, följer fastställda testprotokoll och förbättrar verktyget vid behov för att säkerställa kvalitet, träffsäkerhet och rättvisa i bedömningarna.

FVO sparar bifallna ansökningshandlingar i sju år i enlighet med bokföringslagen. Ansökningar som är sju år gamla gallras en gång per år. Avslagna ansökningar gallras löpande under året de kom in.

FVO kan komma att dela dina personuppgifter med följande kategorier av mottagare:

• Samverkande stiftelser och organisationer
  FVO tar emot uppdrag från stiftelser. Dina uppgifter kan därför komma att delas med dessa stiftelser, exempelvis om vi behöver återrapportera resultat till dem eller i samband med en revision.
• Banker
  När ett bidrag ska betalas ut lämnas namn och konto till den bank som FVO lämnar betalningsuppdrag till.
• Myndigheter
  FVO kan lämna ut personuppgifter till myndigheter om FVO är skyldiga att göra det enligt lag, t.ex. till Skatteverket.
• Tjänsteleverantörer och personuppgiftsbiträden
  FVO kan komma att lämna ut personuppgifter till tjänsteleverantörer, eller personuppgiftsbiträden som behandlar uppgifter i enlighet med våra instruktioner.
• Övriga mottagare
  I vissa fall kan FVO behöva lämna uppgifter till tredje part för att verkställa utbetalning av medel, t.ex. tandläkare när det avser betalning av tandvård.

Inom ramen för ansökningsprocessen behandlar FVO bara dina uppgifter inom EU/EES.

FVO använder tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter du delar med oss.

Personuppgifter i fysiska handlingar hanteras i lokaler med lämpliga säkerhetsåtgärder, såsom begränsad behörighet och kontrollerad åtkomst för besökare. Eventuella externa leverantörer som får tillgång till lokalerna omfattas av sekretessförpliktelser. Lokalerna är även skyddade genom säkerhetsåtgärder, såsom larm, utanför ordinarie arbetstid.

Digitala ansökningar hanteras i en plattform som tillhandahålls via en molntjänst från extern leverantör som är certifierad enligt ISO standard för informationssäkerhet (ISO-27001). Åtkomst till plattformen är behörighetsstyrd och ges endast till behörig personal, med krav på personlig inloggning. Även den leverantör som tillhandahåller FVO:s AI-verktyg är certifierad enligt ISO standard för informationssäkerhet (ISO-27001).

Detta avsnitt gäller enbart dina rättigheter enligt GDPR i samband med FVO:s behandling av dina personuppgifter. Det innebär inte någon rätt till eller garanti om stiftelsemedel och påverkar inte FVO:s prövning av din ansökan.

Enligt GDPR har du vissa rättigheter som gäller när dina personuppgifter behandlas. FVO tillgodoser dessa rättigheter i den utsträckning de är tillämpliga i den aktuella situationen. Du utövar dina rättigheter genom att kontakta FVO via kontaktuppgifterna nedan.

Rätt till tillgång
Du har rätt att få bekräftelse på att FVO behandlar dina personuppgifter och i så fall begära en kopia av uppgifterna samt kompletterande information om behandlingen.

Rätt till rättelse
Du har rätt att begära att felaktiga personuppgifter om dig rättas och att ofullständiga uppgifter kompletteras.

Rätt till radering
Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att FVO raderar dina personuppgifter. Notera att om bidrag har beviljats och betalats ut kan FVO behöva behålla uppgifterna för att fullgöra våra skyldigheter enligt bokföringslagen.

Rätt till begränsning av behandling
Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att FVO begränsar behandlingen av dina personuppgifter, t.ex. om du bestrider uppgifternas korrekthet.

Rätt till dataportabilitet
Om behandlingen grundar sig på samtycke eller avtal och sker automatiserat har du rätt att få de personuppgifter du lämnat till FVO i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format samt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig.

Rätt att göra invändningar
Du har rätt att invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR). FVO kommer då att upphöra med behandlingen om vi inte kan påvisa tvingande berättigade skäl som väger tyngre.

Rätt att återkalla samtycke
Om behandlingen grundar sig på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla detta. Återkallelsen påverkar inte lagligheten av den behandling som skett innan samtycket återkallades. Du kan återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss på de kontaktuppgifter som anges ovan.

Rätt att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande
Du har rätt att inte bli föremål för beslut som enbart grundas på automatiserad behandling om beslutet har rättsliga följder eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dig. FVO använder ett AI-verktyg för att förhandsgranska digitala ansökningar. AI-verktyget fattar dock inte några sådana beslut – alla beslut om beviljande eller avslag fattas av en utredare hos FVO.

Om du anser att FVO:s behandling av dina personuppgifter strider mot GDPR har du rätt att lämna in ett klagomål till behörig tillsynsmyndighet. I Sverige är tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)
Adress: Box 8114, 104 20 Stockholm
E-post:
Telefon: 08-657 61 00
Webbplats: www.imy.se

Vi uppskattar däremot om du först kontaktar oss vid klagomål så att vi får möjlighet att hantera dina synpunkter och eventuellt åtgärda problemet.

FVO kan komma att uppdatera denna integritetsnotis från tid till annan, exempelvis vid ändringar i lagstiftning eller förändringar i vår verksamhet eller personuppgiftsbehandling. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på FVO:s webbplats. Vid väsentliga ändringar som kan påverka dig kommer FVO att informera dig om ändringar på det sätt som bedöms vara lämpligt sett till omständigheterna i fallet.

Organisationsnummer: 802005-9666

Adress: Tryckerigatan 8, 111 28 Stockholm

E-post:

Telefon: 08-411 33 31